Freitag , 14 Juni 2024

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Kaufmännische Lösungen für die Cloud: Wie die Digitalisierung die unternehmerische Buchhaltung verändert hat

Früher bedeutete Buchhaltung im Unternehmen: Aktenschränke voll mit Ordnern, Rechnungen, Belegen und Dokumenten. Mit der Einführung der EDV hat sich diesbezüglich in den letzten drei Jahrzehnten viel getan. Seit einiger Zeit geht der Trend hin zur fast vollständig oder sogar komplett digitalen Buchhaltung.

Professionelle kaufmännische Lösungen sind heute selbst Personen ohne buchhalterische Ausbildung zugänglich und setzen keine teuren Computersysteme mehr voraus. Außerdem werden viele Arbeitsschritte, die in der Vergangenheit eine Menge Zeit in Anspruch genommen haben, neuerdings von der Software übernommen, was die personelle Ressource schont. Neuste IT-Trends wie das Machine Learning und KI-Sprachmodelle könnten bereits die nächste große Veränderung einleiten und die Buchführung grundlegend verändern.

Digitale Technologien und das Berufsbild des Buchhalters

Die Buchhaltungsbranche ist digitaler als je zuvor und genau deshalb in ständiger Bewegung. Ein umfassender Einsatz digitaler Komplettlösungen hat dafür gesorgt, dass Hefter und Aktenschränke zunehmend aus den Büros der Buchhaltung verschwinden. Kleinere Unternehmen oder Freiberufler erledigen ihre Buchführung sogar komplett papierlos – und dank App-Unterstützung ganz flexibel und ortsunabhängig.

Durch den Wechsel zu EDV-Lösungen bestimmter Anbieter sind Unternehmen allerdings auch stark an die jeweiligen Trends der Branche gebunden. Dies führt zwangsläufig zu einer grundsätzlichen Neubetrachtung des Berufsbilds vom Buchhalter. Moderne Programme sind dank ihrer intuitiven und übersichtlichen Bedienoberfläche selbst für Quereinsteiger und Einzelunternehmer einfach zu bedienen. Für den Buchhalter von morgen sind IT-Lösungen nicht nur Tools, sondern vollwertige „digital worker“ und Teil des Teams.

Cloud und Automatisierung als wichtige Trends

In kaum einem Bereich hat die oft beschworene digitale Transformation schneller für eine massive Umstrukturierung der Arbeitsprozesse gesorgt als in der Buchhaltung. Während die ersten marktreifen Anwendungen noch auf die lokale Nutzung und Datensicherung in der vorhandenen EDV angewiesen war, müssen aktuelle Softwarelösungen nicht einmal mehr installiert werden, da sie Cloud-basiert sind. Die Programme lassen sich einfach über den installierten Browser am Rechner starten. Dies gibt vor allem Freelancern und kleinen Unternehmen, bei denen sich die Gründer selbst um die Buchhaltung kümmern, eine Menge Freiraum.

Für das Erledigen buchhalterischer Aufgaben muss niemand mehr im Büro vor dem Rechner sitzen. Das Digitalisieren und Zuordnen von Belegen übernimmt stattdessen die Anwendung auf dem Smartphone oder Tablet. Die Software erkennt dabei sich wiederholende Vorgänge und schlägt automatische Zuordnungen vor, die der Nutzer nur noch zu bestätigen braucht. Darüber hinaus bieten Cloud-Dienste hohe Sicherheitsstandards, die intern nur die wenigsten Unternehmen umsetzen könnten.

Digitale kaufmännische Lösungen machen die Buchhaltung nachhaltiger

Ein kaum beachteter Aspekt der digitalisierten Buchhaltung ist die Nachhaltigkeit. Ausschlaggebend ist der geringere Ressourcenverbrauch durch den fast vollständigen Verzicht auf Ausdrucke und Schriftverkehr in Papierform. Rechnungen werden heutzutage ebenfalls immer öfter per E-Mail zugestellt und sind so innerhalb von Sekunden nach der Bestellung beim Kunden. Der reduzierte Papierbedarf spart gesamtgesellschaftlich betrachtet wichtige Ressourcen wie Holz, Wasser und letztendlich auch Energie ein.

Die Auslagerung in die Serverzentren eines Cloud-Dienstes spart zudem Strom, da kleine Unternehmen keine teuren und energiehungrigen Server samt Backup-Datenträger betreiben müssen. Gesamtwirtschaftlich betrachtet sind natürlich viele weitere Faktoren im Spiel, sodass die Digitalisierung immer nur so nachhaltig sein kann, wie die vorgelagerten Prozesse (z. B. die Stromerzeugung mit nachhaltigen Energieträgern).

KI und Machine Learning spielen eine immer größere Rolle

ChatGPT und andere Anwendungen aus dem KI-Bereich haben schon für viel Wirbel gesorgt, doch die Fortschritte bei den Chatbots stellen nur ein Ausschnitt dessen dar, wozu Künstliche Intelligenz und das Machine Learning bereits imstande sind. Bei Produktionsprozessen und selbst in der Verwaltung sind KI-Modelle bereits im Einsatz.

Für die Buchhaltung ist die zügige Entwicklung der Technologie ebenfalls von Bedeutung. Tätigkeiten, die zurzeit noch manuell ausgeführt werden, kann in Zukunft die KI übernehmen. Schon jetzt erkennen aktuelle Anwendungen Muster in sich wiederholenden Arbeitsabläufen und schlagen Möglichkeiten zur Automatisierung vor. Momentan müssen menschliche Nutzer diese Vorschläge meistens noch überprüfen und bestätigen, doch auch die Überwachung von Buchhaltungsprozessen könnte in naher Zukunft ein KI-Assistent übernehmen. Insgesamt wird der vermehrte Einsatz solcher „virtuellen Mitarbeiter“ viel Zeit und Personal einsparen, wodurch die technologische Entwicklung dem anhaltenden Fachkräftemangel entgegensteuert.

Prognosen für die Entwicklung der Buchhaltungsbranche

Quelle Statista
Quelle Statista

Für die Entwicklung der Buchhaltungsbranche selbst ist die technologische Entwicklung von großem Vorteil. Wie sich an den Prognosen der Umsatzzahlen für Regionen in den USA ablesen lässt, ist mit einem anhaltenden Aufwärtstrend zu rechnen. Die Gründe hierfür sind zwar vielfältig, doch ein wichtiger Aspekt ist die größer gewordene Zielgruppe. Früher waren professionelle Buchhaltungslösungen nur für mittelständische und große Unternehmen interessant, die sich einen bestimmten technischen Standard erlauben konnten.

Die neuen digitalen Cloud-Dienste sind im Vergleich deutlich günstiger und selbst für Quereinsteiger intuitiv bedienbar. Ein weiterer Grund sind die in den letzten Jahren verschärften Richtlinien des Gesetzgebers. Die Komplettpakete der etablierten Anbieter legen viel Wert auf die GoBD-Konformität, wodurch sich die Anwender nicht im Detail mit den rechtlichen Anforderungen befassen müssen. In absehbarer Zeit werden die sprunghaft verbesserten KI-Modelle für weitere Veränderungen und größeren Komfort sorgen. Automatisierung und Standardisierung sind schon jetzt Teil aktueller Versionen und bald könnte man es mit einem vollwertigen KI-Buchhaltungsassistenten zu tun bekommen.

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