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EasyBill Testbericht – Online Rechnungen erstellen und verwalten

In unserem Testbericht geht es um den Dienst EasyBill. Das Thema Cloud-Dienste ist in aller Munde. Inzwischen gibt es für fast alle Anwendungen entsprechende Online-Tools. Allein beim Thema „Online Rechnung“ gibt es mehr als ein dutzend Cloud-Dienste.

Easybill - Testbericht und Erfahrungen
Easybill - Testbericht und Erfahrungen

Im folgenden Testbericht geht es um den Anbieter Easybill. Laut Firmenangaben gibt es in Deutschland mittlerweile über 6000 Kunden, welche auf den Online-Rechnungsdienst Easybill setzen. Und das innerhalb eines Zeitraums von 5 Jahren.

Dank des Freemium-Modells, kann sich jeder von den Eigenschaften und Fähigkeiten dieser Rechnungssoftware selbst überzeugen. Einfach anmelden und kostenlos testen.

Was ist Easybill?

Der Onlineanbieter Easybill stellt auf seiner Homepage eine Online Rechnungssoftware zur Verfügung. Damit können Gewerbetreibende, Freiberufler und Unternehmen Angebote und Rechnungen erstellen, bzw. die Zahlungen überwachen und Kundendaten verwalten.

Easybill Online Rechnungsprogramm Easybill ist eine webbasierte Buchhaltungs-Komplettlösung, die Kleinunternehmer, Freelancer und Selbständige bei der Buchhaltung und Kundenverwaltung unterstützt.

Seit über fünf Jahren vertrauen inzwischen mehr als 6.000 Kunden auf die Qualität und Leistung der Rechnungssoftware Easybill.

Easybill – jetzt testen!

Die zahlreichen Funktionen von Easybill sorgen dafür, dass es multifunktionell ist. So bietet es eine Schnittstelle für Steuerberater und kann daher auch für die Steuererklärung verwendet werden. Damit Kunden sich von der Software überzeugen können, gibt es eine 30-tägige Geld-zurück-Garantie.

Durch die strategische Partnerschaft mit der Designwerkstatt  richtet sich Easybill insbesondere an Jungunternehmer, Existenzgründer & Start-Ups. Logos, Firmenpapiere & andere Werbemittel lassen sich damit günstig(er) erstellen. Ein positiver Schritt zum einheitlichen Firmenauftritt.

Die umfassende Produkt-Tour stellt die eigene Software umfassend vor und  gibt zahlreiche Erklärungen & Beispiele vor.

Die Internetpublikation von Easybill

Die Internetpublikation von Easybill ist aktuell in deutsch und englisch verfügbar. Positiv wäre es, wenn sie noch in französisch oder niederländisch verfügbar wäre. Zumindest französisch wäre fast eine „Pflicht“, da die Sprache in Frankreich, Belgien und in teilen der Schweiz gesprochen wird.

Ansonsten ist das Design überwiegend in den Farben weiß und blau gehalten. Immer wieder gibt es Eye-Catcher. So verleitet der orangefarbene Call-to-Action-Button zur kostenlosen Anmeldung. Auf dem gelben Notizzetteldesign am oberen Rand sieht man sofort die Rufnummer für eine Kontaktaufnahme.

Die Texte auf der Homepage sind linksbündig formatiert, wobei die Formatierung mit Blocksatz optisch einheitlicher wirken würde. Im rechten Bereich gibt es ein größeres Bild, etwas Text und 2 Bewertungs-Auszeichnungen. Insgesamt wirkt das stilistisch verbesserungswürdig, wobei das natürlich keine Auswirkungen auf die Funktionen hat.

Easybill - Internetpublikation kurz im Überblick
Easybill – Internetpublikation kurz im Überblick

Das Interface von Easybill

Nach der kostenlosen Anmeldung muss man seine E-Mail freischalten und wird anschließend sofort für das Interface von Easybill freigeschaltet. Das Interface ist unter der Subdomain „WUNSCHNAME.easybill.de“ zu erreichen. Der Wunschname in der Subdomain ist natürlich durch die gewählte Kennung beziehungsweise dem Nutzernamen zu ersetzen. Anschließend verifiziert man sich mit der eigenen E-Mailadresse und dem gewählten Passwort. Wer die kostenlose Testphase ausnutzen möchte, sollte sich beeilen. Insgesamt steht sie rund eine Woche zur Verfügung.

Nach dem Login bekommt man dann erst einmal einen nicht zu übersehenden Hinweis, dass zahlreiche Einstellungen und Stammdaten fehlen und diese noch ausgefüllt werden müssen.

  • Positiv: Wer hier Schwierigkeiten bzw. Verständnisprobleme hat, kann sich vom Easybill-Support-Team unverbindlich in die Software einweisen lassen. So viel Kundenservice gibt es nicht überall.
  • Negativ: Bereits nach dem ersten Login bekommt der Anwender die Preise für die Vollversion vor die Nase gesetzt und die Aufforderung zum Upgrade präsentiert. Aus Sicht von Easybill ist das verständlich, doch aus Sicht des Kunden möchte man sich erst einmal mit den grundlegenden Inhalten der Software vertraut machen.

Ansonsten sieht man eine übersichtliche Navigation, welche auf wenige Punkte beschränkt wurde. Hier steckt der „Teufel“ im Detail. Zahlreiche Sub-Punkte sorgen dafür, dass sich der Anwender erst einmal einarbeiten muss. Allerdings tut der Einrichtungsassistent einen excellenten Job und leitet den Anwender bequem durch die ersten Prozesse von Easybill.

Easybill - So sieht das Interface aus
Easybill – So sieht das Interface aus

Insgesamt wirkt das Backend sehr angenehm und aufgeräumt. Durch die Beschränkung auf wenige wesentliche Hauptpunkte geht die Übersichtlichkeit nicht verloren. Denn Studien zu Folge, merken sich selbst versierte Internetnutzer maximal 6 bis 8 Navigationspunkte.

Easybill: Die Funktionen der Rechnungssoftware

Kommen wir nun zum wichtigsten Bewertungskriterium. Den Funktionen. Den größten Funktionsumfang erhält der Käufer mit dem größten Easybill Paket, dem Business-Paket. Allerdings kostet das Paket auch 39 Euro pro Monat! Dafür erhält der Kunden auch ein zusätzliches Designpaket kostenlos und genießt eine übersichtliche Mitarbeiterverwaltung.

Weiterhin „darf“ man im Business-Paket unbegrenzt Kunden und Dokumente anlegen. Wer sich die Tarifliste anschaut, dem fallen drei Dinge auf.

  1. Offiziell gibt es keine Mindestvertragslaufzeit, doch wer das Designpaket in Anspruch nimmt, muss mindestens 6 Monate Kunde im Business-Paket bleiben. Ansonsten erfolgt eine Nachberechnung in Abhängigkeit des gewählten Tarif-Downgrades.
  2. Man findet keine näheren Details zum Thema Dokumentenarchivierung. Zwar findet man in den AGB den Punkt Archivierung unter 2.2, jedoch gibt es keine näheren Auskünfte über die Speicherdauer des Archivs.
  3. Für den Import von Amazon und eBay-Rechnungen gilt, dass maximal 5.000 Rechnungen importiert werden können (kostenlos). Gerade durch kleinpreisige Artikel und die dazugehörigen Rechnungen können so schnell zusätzliche Kosten auf den Anwender hinzukommen.

Neben dem Business-Paket gibt es noch drei weitere Tarife. Die wichtigsten sind das Plus und das Basic-Paket. Das „Free-Paket“ spielt eigentlich keine Rolle, da hier maximal 3 Kunden verwalten werden können. Sowohl beim Business-Paket, als auch im Plus-Paket wirbt easybill damit, dass es kein E-Mailbranding gibt. Im Umkehrschluss bedeutet das (durch Preisliste bestätigt), dass es im Basic-Paket einen Hinweis auf Easybill gibt.

Ein wichtiges Kriterium ist für viele Freelancer vermutlich das Stichwort Zeiterfassung. Hier muss man sagen: Ja, es gibt sie. Es gibt sogar ein Desktop-Tool, welches man bei vielen Mitbewerbern vermisst. Aber: Es ist erst ab dem Plus-Paket verfügbar. Somit kommen Kosten von mindestens 19 € / Monat auf einen zu.

Das Basic-Paket kostet aktuell 9 Euro im Monat. Dort kann man dafür unbegrenzt Dokumente anlegen. Die Kunden sind auf 20 in der Zahl begrenzt. Das reicht für die ersten Monate. Wer allerdings häufig wechselnde Kunden hat, der wird mit dem Basic-Paket nicht besonders glücklich werden. Ansonsten enthält das Basic-Paket bereits alles, was man als Unternehmer braucht. Rechnungen & wiederkehrende Rechnungen sind kein Problem. Auch fortlaufende Nummernfolgen sind machbar. Alles darüber hinaus ist von den Funktionen her „Luxus“ und wird für Kleinunternehmer & Start-Ups nicht benötigt.

Easybill - die verschiedenen Tarif-Pakete im Überblick
Easybill – die verschiedenen Tarif-Pakete im Überblick

Wie schaut der Workflow von Easybill aus?

All die tollen Funktionen bringen natürlich nichts, wenn der Workflow nicht entsprechend gestaltet ist. Bei Easybill muss man hier keine Angst haben. Wer sich wenige Minuten mit dem Interface beschäftigt, wird in der Regel alles verstehen. Das System ist an den meisten Stellen selbsterklärend und falls es doch Schwierigkeiten gibt, kann man sich an den hervorragenden Service wenden.

Unter dem Menüpunkt „Meine Firma“ können zahlreiche Einstellungen vorgenommen werden. Auch Statistiken und ein Archiv lässt sich hier anlegen. Zusätzlich kann das Briefpapier individuell gestaltet werden. Ein Unterschriftenlogo hier, ein Firmenlogo da und andere Textbausteine lassen sich überall (fast) beliebig und in sekundenschnelle einfügen.

Wer in anderen EU-Staaten exportiert, kann unter dem Punkt Mehrwertsteuersätze auch die zahlreichen Steuersätze festlegen. Insbesondere in Folge der gesetzlichen Änderungen ab 2015 ein wichtiger Punkt bei der Belieferung von Endkunden.

Easybill - legen Sie bequem einen Kunden an
Easybill – legen Sie bequem einen Kunden an

Sind alle Stamm- und Firmendaten angelegt, kann man einen Kunden anlegen. Zahlreiche Einstellungen können hier schnell und übersichtlich getätigt werden! Anschließend kann man Angebote, Rechnungen oder Gutschriften erstellen. Ein umfassendes Gutschein- oder Couponsystem sucht man allerdings vergebens. Dabei wäre das für Onlineshops äußerst wichtig. Allerdings kann man – immerhin – für jeden Kunden und jede Rechnung individuelle Skonten- und Rabatte festlegen. Eine Art Gutschriftensystem für Werbe-Provision gibt es noch nicht. Damit muss man ein Partnerprogramm anders realisieren.

Vorsicht: Das Rabattsystem wirkt auf den ersten Blick sehr einfach. Doch wer den generellen Kundenrabatt noch mit dem individuellen Warengruppenrabatt und dem Rechnungspostenrabatt kombiniert, der kann schnell eine böse Überraschung erleben. Das System ist komplex und sollte im Detail genauer betrachtet werden.

Easybill - Kunden bequem und einfach anlegen
Easybill – Kunden bequem und einfach anlegen

Positiv ist der Bereich Lastschrift. Damit kann man Lastschriften an die eigene Bank übermitteln und damit offene Posten von Kunden einziehen. Wer genügend Dispo bei der Bank erhält, für den kann sich das durchaus lohnen. Denn Lastschriften verzeichnen noch immer die höchsten Bestellabschlüsse.

Was kostet Easybill?

Die Preise von Easybill können kaum übersichtlicher sein! Das ist natürlich äußerst positiv. Es gibt vier verschiedene Tarife (Free bis Business). Die Kosten beginnen bei 0 Euro, steigern sich von 9 € pro Monat über 19 € und enden bei 39 € je Monat.

Easybill - Preise und Pakete im Überblick
Easybill – Preise und Pakete im Überblick

Sowohl im Plus-, als auch im Business-Paket gibt es für den Kunden ein kostenloses Designpaket. Doch Vorsicht: Wer dieses in Anspruch nimmt, schafft sich selbst eine quasi-Mindestvertragslaufzeit von 6 Monaten.

Das Kleingedruckte ist auf 2 Punkte beschränkt, was als äußerst positiv zu verstehen ist. So mancher Anbieter könnte eine ganze Din A4-Seite damit füllen. Wer nach der einwöchigen Testphase des Businesspakets sich nicht entscheiden kann, der kann prinzipiell jedes Paket jederzeit kündigen. Zudem gibt es eine 30-tägige Geld-zurück-Garantie.

Die zu den Preisen gehörigen AGB sind jederzeit in der aktuellen Fassung unter http://easybill.de/agb aufrufbar. Die AGB wirken optisch ansprechend gestaltet, sind ausführlich und gut leserlich. Dennoch könnte sie an der einen oder anderen Stelle mehr ins Detail gehen (Beispiel: Archivierung von Dokumenten)

Fazit zu Easybill

Insgesamt macht Easybill einen sehr professionellen Eindruck. Es spricht mit den Funktionen klar semi-professionelle Anwender an, welche bei der täglichen Arbeit entlastet werden wollen. Wer Easybill in der Business-Version verwendet, muss sich keine Gedanken mehr um die Abrechnung machen.

Gerade die Basic-Variante ist allerdings wirklich nur „Basic“ und erfüllt die nötigsten Ansprüche. Die Limitierung auf 20 Kunden macht die Basic-Variante quasi nicht gebrauchbar, sofern man nicht nur mit wenigen Kunden dauerhaft zusammen arbeitet. Die Business-Variante, welche die Zeiterfassung, unlimitierte Kunden und Dokumente bietet, ist hingegen für den einfachen Webworker viel zu teuer.

Zusätzlich vermisst man bei Easybill eine Implementierung von E-Mailnewsletterdiensten (Mailchimp zum Beispiel) oder Versandlösungen. So ist der Import von Rechnungen bei Amazon und eBay zwar gut gelöst, jedoch für professionelle Anwender nur eine halbherzige Lösung.

Wer hier und da Abstriche machen kann, bzw. zur Improvissation neigt (Zeiterfassung), der erhält mit Easybill eine keinesfalls überteuerte Lösung, welche sich an semi-professionelle Anwender richtet. Seine Kernaufgabe, die Rechnungsverwaltung, meistert easybill absolut schnell und hervorragend. Rechnungen lassen sich spielend einfach im übersichtlichen Interface anlegen. Gleichzeitig ist man flexibel.

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